অফিস আদালতে চাকরি করেন আর মাইক্রোসফট এক্সেল চেনেন না এমন মানুষ খুঁজে পাওয়া কষ্টকর। বিশ্বব্যাপী সবচেয়ে জনপ্রিয় সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে একটি হলো মাইক্রোসফট এক্সেল। এমন অফিস মনে হয় খুঁজে পাওয়া যাবে না যেখানে এক্সেল ব্যবহার করা হয় না। অফিসের হাজারো কাজের হিসাব কিংবা একাডেমিক ও প্রফেশনাল লাইফের প্রয়োজনীয় তথ্য গুছিয়ে রাখা এখন সহজেই সম্ভব মাইক্রোসফট এক্সেলের সাহায্যে।

কিন্তু এক্সেল ব্যবহার করা বেশির ভাগ মানুষ এর অধিকাংশ ক্ষমতাই কাজে লাগান না। এর প্রধান কারণ হলো প্রয়োজনীয় দক্ষতার অভাব। আপনি যদি মাইক্রোসফট এক্সেলের কিছু কিবোর্ড শর্টকাট বা ট্রিকস ব্যবহার করেন তাহলে আপনার কাজের গতি বৃদ্ধি পাওয়ার সাথে সাথে কাজের পরিধিও বৃদ্ধি পাবে। আমাদের আজকের এই আর্টিকেলে আমরা মাইক্রোসফট এক্সেলের কিছু গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রয়োজনীয় শর্টকাট এবং টিপস ও ট্রিকস সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করবো। 

স্ট্যাটাস বার 

যেকোনো নিউমেরিক ডাটা সেট সিলেক্ট করে নিচের দিকে থাকা স্ট্যাটাস বারের দিকে খেয়াল করবেন। সেখানে মোট সংখ্যা (Count), যোগফল (Sum) এবং গড় (Average) খুব সহজেই দেখতে পারবেন। দ্রুত কোনো ডাটা সেটের ওভারভিউ পেতে স্ট্যাটাস বার খুব বেশি কার্যকর একটি উপায়। পদ্ধতিটি ব্যবহার করে যে কোনো কলামের সারি সংখ্যাও খুব দ্রুত বোঝা যায়। 

ন্যাভিগেশন শর্টকাট 

একটি সেল থেকে আরেকটি সেলে যেতে মাঝে মাঝে সময় লেগে যায়। আপনি চাইলে একটি সেল থেকে অন্য সেলে যাওয়ার জন্য CTRL এবং Arrow কী ব্যবহার করতে পারেন। এতে আপনি আপনার প্রয়োজনীয় কাজ খুব দ্রুত সময়ের মধ্যে করতে পারবেন। 

• CTRL + Right Arrow কী ব্যবহার করে আপনি আপনার ডাটা সেটের সবচেয়ে ডানের সেলে যেতে পারবেন।
• CTRL + Down Arrow কী ব্যবহার করে আপনি আপনার ডাটা সেটের সবচেয়ে নিচের সেলে যেতে পারবেন।
• CTRL + Left Arrow কী ব্যবহার করে আপনি আপনার ডাটা সেটের সবচেয়ে বামের সেলে যেতে পারবেন।
• CTRL + Up Arrow কী ব্যবহার করে আপনি আপনার ডাটা সেটের সবচেয়ে উপরের সেলে যেতে পারবেন।

সেল লক শর্টকাট – F4

কোনো ফর্মুলা লেখার সময় প্রায়ই সেল লক করার প্রয়োজন হয়। ম্যানুয়ালি ডলার সাইন বসানো বেশ ঝামেলা পূর্ণ একটি কাজ। অনেক সময় ফর্মুলা উলট পালট হয়ে যায়। এক্ষেত্রে F4 ব্যবহার করে সেল লক করা খুব সহজ একটি উপায়। যেই সেল লক করতে চান সেটি প্রথমে সিলেক্ট করে F4 প্রেস করলেই পুরো সেল লক হয়ে যাবে। এর পর আবার প্রেস করতে থাকলে পর্যায়ক্রমে রো লক কিংবা কলাম লক হতে থাকবে। আপনার যখন যেটা প্রয়োজন সেটির উপর ভিত্তি করে আপনি লক করতে পারবেন।

ডাটা রেঞ্জ সিলেকশন শর্টকাট 

কোনো ডাটা রেঞ্জ সিলেক্ট করতে CTRL, Shift এবং Arrow কী ব্যবহার করতে পারেন। এতে করে মাউস পয়েন্টার দিয়ে সিলেক্ট করার কোনো ঝামেলা থাকবে না।

• CTRL + Shift + Right Arrow কী প্রেস করে আপনি ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে ডানের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে পারবেন।
• CTRL + Shift + Down Arrow কী প্রেস করে আপনি ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে নিচের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে পারবেন।
• CTRL + Shift + Left Arrow কী প্রেস করে আপনি ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে বামের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে পারবেন।
• CTRL + Shift + Up Arrow কী প্রেস করে আপনি ডাটা রেঞ্জের সবচেয়ে উপরের সেল পর্যন্ত সিলেক্ট করতে পারবেন।

সারি এবং কলাম সিলেকশন এর শর্টকাট 

আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল সারি এবং কলাম সিলেক্ট করার জন্য আলাদা শর্টকাট পেয়ে যাবেন। পুরো কলাম সিলেক্ট করার জন্য CTRL + Space ব্যবহার করতে পারেন। আবার পুরো সারি সিলেক্ট করার জন্য Shift + Space ব্যবহার করতে পারবেন।

সারি এবং কলাম ইনসার্ট শর্টকাট 

কোনো কলামের বাম পাশে নতুন কোনো কলাম যোগ করার জন্য সেই কলাম সিলেক্ট করে CTRL + Shift + =  প্রেস করতে হবে। আবার আপনি যদি কোনো সারির উপর নতুন সারি যোগ করতে চান তবে সেই সারি সিলেক্ট করে CTRL + Shift + =  প্রেস করুন। 👉 মাইক্রোসফট এক্সেলে দক্ষ হবার কৌশল

পেস্ট স্পেশাল – CTRL + ALT + V 

ডাটা কপি পেস্ট করার জন্য এক্সেলের পেস্ট স্পেশাল অপশন অনেকেই ব্যবহার করে থাকেন। ডাটা এর নির্দিষ্ট কোনো প্রোপার্টি আরেক জায়গায় নিয়ে যেতে এটি খুব ভালো ভাবে কাজে দেয়। যেই সেলে বা রেঞ্জে পেস্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করে CTRL + ALT + V প্রেস করুন। তাহলে পেস্ট স্পেশালের বক্স ওপেন হবে এবং সেখান থেকে প্রয়োজন অনুযায়ী ডাটা প্রোপার্টি সিলেক্ট করে নিতে পারবেন।

কারেন্সি শর্টকাট CTRL + Shift + 4($)

বার বার মেনু থেকে কারেন্সি ডাটা ফরম্যাট খুজে বের করা বেশ ঝামেলা পূর্ণ একটি কাজ। এই সমস্যা থেকে পরিত্রান পাওয়ার জন্য CTRL + Shift + 4($) ব্যবহার করা যেতে পারে। যে সেলে বা রেঞ্জের ডাটা ফরম্যাট চেঞ্জ করতে চান সেটি সিলেক্ট করে CTRL + Shift + 4($) প্রেস করুন। এতে করে ডাটা ফরম্যাট চেঞ্জ হয়ে কারেন্সি হয়ে যাবে।

🔥🔥 গুগল নিউজে বাংলাটেক সাইট ফলো করতে এখানে ক্লিক করুন তারপর ফলো করুন 🔥🔥

👉 মাইক্রোসফট পাওয়ার পয়েন্টে দক্ষ হওয়ার জন্য কিছু টিপস

বর্তমান সময় এবং তারিখ ইনসার্ট

যেকোনো সেলে বর্তমান তারিখ বসানোর জন্য CTRL + ; প্রেস করুন এবং বর্তমান সময় বসানোর জন্য CTRL + Shift + ; প্রেস করুন। তবে আপনি যদি তারিখ এবং সময় দুটোই একই সেলের মধ্যে বসাতে চান তাহলে CTRL + ; প্রেস করে প্রথমে তারিখ বসান তারপর স্পেস দিয়ে এরপর CTRL + Shift + ; প্রেস করুন। এখন আর আপনি তারিখ ভুলে গেলেও কোনো সমস্যা হবে না।

যোগফল ইনসার্ট করা 

যেকোনো ডাটা রেঞ্জের যোগফল পেতে প্রথমে সেই রেঞ্জ সিলেক্ট করতে হবে। এরপর ALT + = প্রেস করলে সিলেক্ট করা ডাটা রেঞ্জের পরের সেলে যোগফল দেখতে পারবেন। এই ফাংশন ব্যবহার করার ফলে আপনাকে বার বার Sum ফাংশন বসিয়ে যোগফল বের করার ঝামেলায় পড়তে হবে না। এতে আপনার কাজের গতি অনেক বেশি বেড়ে যাবে।

মাইক্রোসফট এক্সেল আমাদের দৈনন্দিন জীবনে বিভিন্ন জায়গায় সহায়তা করে থাকে। মাইক্রোসফট এক্সেলের গুরুত্বপূর্ণ কিছু শর্টকাট জানা থাকলে আমাদের কাজের গতি বেড়ে যাবে এবং এতে করে কর্ম দক্ষতা বৃদ্ধি পাবে। মাইক্রোসফট এক্সেলের গুরুত্বপূর্ণ কিছু শর্টকাট সম্পর্কে আমাদের এই আর্টিকেলটি আপনাদের কেমন লেগেছে তা আমাদের কমেন্ট এর মাধ্যমে জানিয়ে দিতে পারবেন। এছাড়াও নিত্য নতুন টেকনোলজি বিষয়ক নানা ধরনের গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এবং প্রয়োজনীয় সকল টিপস এন্ড ট্রিকস পেতে চোখ রাখুন আমাদের এই ওয়েবসাইটে।